Voditeljica matične djelatnosti: muzejska savjetnica mr. sc. Marija Tonković

Sukladno Pravilniku o načinu i mjerilima za povezivanje u Sustav muzeja Republike Hrvatske tijekom 2004. u Muzeju za umjetnost i obrt nastavljena je provedba u prethodnom razdoblju zacrtanih planova. 
Upravno vijeće MUO-a donijelo je prijedlog izmjena i dopuna Statuta MUO-a da bi on mogao provoditi poslove matičnosti za umjetničke muzeje na području RH. Zatražena je suglasnost osnivača - Ureda za kulturu grada Zagreba, koja do pisanja ovog izvješća još nije stigla.

Voditelj matične djelatnosti MUO-a sudjelovao je na brojnim sastancima radne grupe za izradu Pravilnika o stručnim i tehničkim standardima koji su se svake srijede održavali u MDC-u.
Dana 25. ožujka 2004. održan je sastanak s predstavnicima podmatičnih muzeja. Muzej "Mimara" zastupao je ravnatelj Tugomir Lukšić, Muzej suvremene umjetnosti Jadranka Vinterhalter, Modernu galeriju ravnatelj Igor Zidić, Muzej za umjetnost i obrt ravnatelj Miroslav Gašparović i Marija Tonković. Na taj je način uspostavljen koordinacijski tim i dogovorena zajednička strategija za što bolju provedbu zacrtanih smjernica, te za što stručniju preraspodjelu budućih zadataka s obzirom na pojedinu specifičnu i uže usmjerenu problematiku. Dogovoren je i način uspostave veza s muzejskim i galerijskim ustanovama nižih razina. Za početak, dok ta djelatnost u potpunosti ne zaživi, dogovoreno je da se koriste i dosad uspostavljeni kontakti među ustanovama i pojedincima.

Ustanovljeno je da nijedna od navedenih podmatičnih ustanova nema nijedan apliciran program za informatičku obradu podataka. Zaključeno je da bi opremanje tih ustanova trebalo biti prioritetno kako bi one mogle obavljati predviđene zadatke sukladno Pravilniku o načinu i mjerilima za povezivanje u Sustav muzeja Republike Hrvatske. Predstavnici Muzeja "Mimara" također su izrazili potrebu za zapošljavanjem dokumentarista, odnosno informatičara.

Ustanovljeni su stanoviti nedostaci i nedorečenosti u Registru muzeja i galerija iz 2002. Nadležnosti pojedinih ustanova nisu precizno definirane prema vrsti muzejske građe koju čuvaju. Muzej za umjetnost i obrt dogovorio je suradnju s Muzejom "Mimara", Muzejom suvremene umjetnosti i Modernom galerijom Zagreb kao matičnim muzejima druge razine, kako u smislu nadležnosti s obzirom na analognost i kompleksnost građe umjetničkih muzeja, tako i u vezi s profilom visokoobrazovanih stručnjaka za pojedine specifične zbirke. U tijeku je dogovor o definiranju razgraničenja i podjela zaduženja za konkretno djelovanje u smislu snimanja stanja i potreba na terenu, te prikupljanja dokaza o dosadašnjoj razini obrađenosti i zaštiti građe. Osnovna koncepcija te djelatnosti jest povezivanje po horizontali, odnosno aktiviranje i angažiranje kolega iz nižih razina u iznošenju i definiranju zajedničkih potreba. 

Također je nužna dodatna klasifikacija pojedinih muzeja i galerija prema specifičnim zbirkama. Pokrenut će se suradnja s drugim matičnim muzejima prve razine jer mnogi umjetnički i gradski muzeji u svom sastavu imaju i arheološke zbirke, kao i mnoštvo tehničkoga i prirodoslovnog materijala. 

Da bi zaživjela ta djelatnost, nužno je odmah opremiti muzeje prve i druge razine matičnosti nužnom informatičkom opremom i zaposliti novo osoblje i vježbenike. 

Prijedlog koordinacijskog tima podrazumijeva i zapošljavanje kustosa koji su diplomirali muzeologiju. Stoga je ponovno naglašena potreba preraspodjele zadataka s ostalim matičnim grupacijama i nužnost dogovora o nekim graničnim problemima odnosno zbirkama, da ne bi dolazilo do kolizije i preklapanja nadležnosti.

U poodmaklim pripremama za apliciranje informatičkog programa za obradu muzejske građe nužno je osnovati dvije komisije:

1. komisiju informatičara zaposlenih u muzejskoj djelatnosti, 2. stručnu komisiju koja će ustanoviti minimum standarda za obradu, kao i za stvaranje jedinstvenog tezaurusa, odnosno ujednačavanje stručne terminologije i tehničkih termina prema specifičnostima građe raznorodnih zbirki. Uspostavljen je radni kontakt s Restauratorskim zavodom RH gdje je već započela izrada tezaurusa uz pomoć kojega će se zajednički definirati terminologija koja bi bila zajednička Restauratorskom zavodu i mreži muzeja.

Održan je niz konzultacija s kolegama iz regionalnih i lokalnih muzeja, s posebnim naglaskom na sustavima i načinima obrade muzejskih predmeta, njihovoj inventarizaciji i elektroničkoj obradi podataka. 
Umjetnička galerija Rijeka poslala je elaborirane zahtjeve, iskazavši iste potrebe za opremom i za zapošljavanjem stručnjaka. 

Kako smo tek na početku pokretanja djelatnosti, to su dosadašnje spoznaje, koje ćemo daljnjim anketiranjem i uvidom na terenu dopunjavati, u skladu s potrebama i materijalnim mogućnostima.

Gradski muzej Varaždin nije uvršten u podmatične muzeje, a u svojoj regiji oduvijek ima tu ulogu, te ga u skladu s brojem zaposlenih, profilom stručnjaka i fundusom također treba opremiti za mogućnost elektroničke obrade podataka. Također su iskazali potrebu za zapošljavanjem dokumentarista informatičara i muzeologa. U pismenom zahtjevu tadašnje ravnateljice Ljerke Šimunić izričito je naglašena želja da taj muzej preuzme ulogu podmatičnog muzeja u regiji.

Ravnatelji gradskih muzeja Goran Borčić iz Splita, Ervin Dubrović iz Rijeke, Ljerka Šimunić iz Varaždina te Vinko Ivić iz Zagreba iskazali su potrebu za ustanovljavanjem posebne koordinacije gradskih muzeja zbog zajedničke problematike, ali i efikasnije razmjene izložbi.

Muzej Slavonije u Osijeku, najveća institucija u regiji, ima nedostatnu i zastarjelu informatičku opremu koja ne podržava Internet, kao ni, što je najbitnije, aplikaciju predviđenih programa za obradu muzejskih podataka. Nužno je također zaposliti informatičara. Konzultacijama s voditeljem Povijesnog odjela Muzeja Slavonije u Osijeku Grgurom Markom Ivankovićem utvrđeni su akutni problemi te najveće institucije u toj regiji. Dogovoren je posjet članova kordinacijskog tima tom muzeju u 2005. g., radi specifikacije njihovih potreba, od kojih su neke već definirane.

Nakon pregleda fundusa i prostora u kojima su predmeti smješteni, zaključeno je sljedeće:
Obavljeno je primarno grupiranje predmeta prema zbirkama i materijalima te njihovo razmještanje u raspoloživom prostoru.

Nakon što je ustanovljeno fizičko stanje fundusa GMV-a, obavljen je i uvid u stupanj njegove obrađenosti. Gradski muzej Vukovar ima apliciran program M++ . u kojem je već primarno obrađen najveći dio fundusa: Zbirka Bauer, Zbirka donacija hrvatskih i europskih umjetnika, Muzej Vukovara u progonstvu. Etnografska zbirka i Arheološka zbirka obrađene su u potpunosti, Zbirka kulturne povijesti djelomično je obrađena u programu M++, a ostali je dio fotografiran i popisan te je u fazi sravnjivanja stanja s djelomično sačuvanim starim inventarom i fotodokumentacijom prije Domovinskog rata, odnosno sa starim stalnim postavom. 

Kako su već poodmakle studijske pripreme za simultano i sinkrono koncipiranje novog stalnog postava paralelno s planiranom obnovom zgrade Muzeja, odnosno dvorca Eltz, zaključeno je da bi radi optimalne provedbe tih planova trebalo obaviti sljedeće poslove:
1. Radi primarne zaštite pokretne baštine trebalo bi ponajprije osigurati zatvorene prostore za predmete kako bi se spriječile drastične promjene temperature i vlage jer se oni sada nalaze u razrušenim prostorijama s improviziranim zaslonima na prozorima i bez vrata. U takvim uvjetima ubrzat će se propadanje predmeta.
2. Razvrstati predmete prema stupnju oštećenja i donijeti zaključke o mogućnostima restauriranja te o izvedivosti, odnosno isplativosti tih zahvata. Pri teškim oštećenjima, u nemogućnosti restauriranja predmeta ili čak nemogućnosti njihova raspoznavanja nužno je donijeti odluku o izuzimanju iz fundusa i otpisu iz inventara. Ti poslovi trebaju biti obavljeni komisijski.
3. Iako je primarna inventura, odnosno popis predmeta s dimenzijama i inventarnim brojevima precizno obavljen, poseban je problem datacija, određivanje provenijencije i atribucija, te utvrđivanje materijala izrade predmeta primijenjenih umjetnosti. Kako je osoblje GMV-a vrlo mlado i po godinama i po iskustvu te uopće nema stručnjaka za materijal primijenjenih umjetnosti, odlučeno je uspostaviti suradnju s raznim profilima stručnjaka za pojedine grane, kako u MUO-u, tako i u ostalim srodnim ustanovama.

Pri ovom radnom posjetu, koliko je to raspoloživo vrijeme dopustilo, započeta je djelomična datacija predmeta iz Zbirke namještaja. Predložene su mjere zaštite namještaja.
Predložene su i smjernice za daljnju obradu i za zaštitu starih fotografija te je upozoreno na neadekvatnost PVC folija.
Predložena je i stalna suradnja i pomoć pri obradi, ali bi idealno bilo kad bi se razmotrile mogućnosti studijskog boravka i usavršavanja vukovarskih kustosa u MUO-u.

Zaključno se može konstatirati da djelatnicima na nižim razinama mreže muzeja još uvijek nije potpuno jasna uloga matičnog muzeja, pa MUO dobiva mnoge upite i zahtjeve koji su izvan ingerencija matičnog muzeja, a zadiru u upravno i radno pravo, na što Muzej odgovara upućujući ih mjerodavnim državnim ili lokalnim organima uprave.
Od MDC-a je dobivena informacija o pokretanju procesa osnivanja muzeja u Petrinji, za što je MUO spreman pružiti svu potrebnu stručnu pomoć.

Preuzeto iz: Izvješća zagrebačkih muzeja 2004, Muzejski dokumentacijski centar, 2005., str.233-235.